Darf man cloudbasierte Software-Lösungen für die HR-Verwaltung einsetzen oder verletzt das den Datenschutz?

Beim Einsatz von cloudbasierten Software-Lösungen für die HR-Verwaltung sind Datenschutzregelungen besonders zu beachten, da personenbezogene Daten verwaltet werden. Die Nutzung einer entsprechenden Lösung ist aber mit den gesetzlichen Regelungen sehr gut vereinbar, es müssen nur ein paar Besonderheiten beachtet werden.

Da die cloudbasierte Software-Lösung von einem externen Dienstleister betrieben wird und nicht auszuschließen ist, dass dieser ebenfalls Zugriff auf die Daten haben kann, ist der Dienstleister sorgfältig auszuwählen und darauf zu achten, dass er Zertifizierungen seiner Software und Dienstleistungen in Bezug auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Regelungen vorweisen kann. Die Entgelt und Rente AG unterzieht sich deshalb jährlich einem Audit durch den TÜV Austria und weist dies durch das Zertifikat „Trusted Application“ nach.

Außerdem ist auf die vertraglichen Regelungen mit dem Anbieter ein besonderes Augenmerk zu legen. Mit dem Auftragnehmer ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zu schließen, der die gegenseitigen Rechte und Pflichten in Bezug auf den Datenschutz regelt. Unsere Verträge sehen die entsprechenden Regelungen standardmäßig vor.